Quem sou eu? Sou a Pessoa Física ou a Pessoa Jurídica? Sou empresa ou sou empresário?

Para mim, esse é um dos principais problemas de todo o empresário, se não for o Principal.

Já parou para pensar que são duas situações bem distintas?

Veja se você tem certeza das respostas para as perguntas abaixo:

• Você sabe diferenciar qual despesa é da pessoa jurídica (empresa) e qual despesa é da pessoa física (empresário)? Seria preciso separar essas informações?
• As contas pessoais do empresário são para ser pagas na Conta Corrente da empresa ou na Conta Pessoal do empresário?
• O empresário tem salário mensal ou pode pegar o valor que quiser da empresa?
• Quanto é preciso retirar mensalmente da empresa? Deve ser baseada somente em um valor fixo (pró-labore), deve ser um percentual do lucro mensal ou uma mistura de valores fixos e variáveis?
• Posso pegar um empréstimo pela empresa e usar na Pessoa Física?
• Tenho que ter preocupação somente com as despesas grandes ou com as despesas pequenas?
• O dinheiro da empresa é da empresa ou do empresário?
• Pode ter certeza de que grande parte dos empresários misturam as duas pessoas, física e jurídica, e com isso começa a maior confusão.

Um exemplo muito comum: o empresário precisa de um salário para pagar suas contas pessoais no valor de R$ 10.000,00, mas a empresa, pelo resultado, só pode pagar o valor de R$ 7.000,00. E aí, será que essa conta fecha?

Ou, às vezes o empresário nem sabe o valor que precisa para pagar suas contas pessoais, e nem tão pouco da empresa, e todo dia usa um ditado popular: tenho que matar um leão por dia! Ou tenho que vender o almoço para pagar a janta!

Será que a vida do empreendedor tem que ser assim?

Essa resposta pode lhe levar ao descobrimento de uma das maiores dores de muitos empreendedores: Finanças.

Conhecendo essa realidade, o primeiro passo é começar a separar as pessoas, física e jurídica, pois existem diferenças, e são pessoas distintas.

E aí, você sabe diferenciar se a conta é pessoal ou empresarial? Ou está preparado para a mudança?

Se sim, vamos lá!!!!

Pessoa física: É a pessoa de carne e osso, a pessoa que tem CPF, a pessoa que é solteira ou casada, tem filhos, que tem despesas de casa, com alimentação, com educação, plano de saúde, são despesas que não se confundem com as despesas da empresa.

Essas despesas devem ser pagas preferencialmente na conta do Empresário, na conta da pessoa física. Se você ainda não tem uma conta corrente, é o primeiro passo. De preferência, abra nos bancos digitais, que em grande parte não cobram mensalidades. E nessa conta você vai receber o salário mensalmente da empresa, como se funcionário fosse.

Dica: O vídeo dessa Etapa 2.1 – Pessoa Física está junto com o Vídeo da Etapa 2 Quem sou Eu?, para ficar mais claro o entendimento.

Pessoa jurídica: É uma organização, digamos é o CNPJ, diferenciando-se da pessoa de seu sócio, onde as despesas da empresa são os aluguéis, funcionários, impostos, fornecedores, enfim, são aqueles totalmente ligados à sua atividade fim. É preciso ter sua conta corrente exclusiva para a Empresa.

Como na pessoa física, existe vários bancos digitais, que em grande parte não cobram mensalidades. E nessa conta você vai receber o somente as receitas da empresa.

Dica: O vídeo dessa Etapa 2.2 – Pessoa Jurídica está junto com o Vídeo da Etapa 2 Quem sou Eu?, para ficar mais claro o entendimento.

Receitas, para esse trabalho, serão tudo que foi recebido, sejam pelo Banco ou pelo Caixa, com uma diferença em relação às despesas, no caso de empréstimos recebidos.  Nesse caso iremos ter que separar o recebimento dos empréstimos.

A ideia maior é existir um controle de toda a receita no dia a dia.

Um detalhe que muitas empresas esquecem é que as vendas via cartão de crédito têm tarifas cobradas em cada venda, e se for antecipado, as tarifas têm um custo muito maior.

Cuidado com antecipação de cartão de crédito.

Despesas, para esse joguinho, serão tudo que foi pago, seja pelo Banco ou pelo Caixa, sejam despesas na sua definição ou como investimentos.

A ideia maior é existir um controle de tudo que foi pago no dia a dia.

No segundo momento, depois de sabermos o que estamos pagando, vamos tentar separar o que seriam despesas, custos, investimentos, entre outros.

Aqui o maior desafio é ter o Controle diariamente.

Se você no final do mês ou diariamente tem dúvidas como:

• Será que tenho lucro?
• Para onde foi o meu dinheiro?
• Meu dinheiro já acabou?
• Estou no prejuízo?
• Minha empresa vai quebrar?

Ou se tem várias outras dúvidas sobre a parte financeira da sua empresa, esse espaço é para você!

Grande parte dos empresários não consegue responder as perguntas acima e fica angustiado, sem saber o porquê da situação.

Toda empresa, independente de tamanho, tem que ter uma gestão financeira eficiente.

E observando, na prática, no nosso dia a dia de Contador, vemos uma grave problemática na gestão financeira, ou na ausência dela, por parte de muitos empreendedores que atuam rotineiramente em empresas, seja qual for o tamanho. A maioria não possui dados, ou, quando tem, não sabe o que fazer com eles, levando a ignorar em diversas situações e perder inúmeras possibilidades. Daí veio a motivação para o desenvolvimento desse, que pode servir como um auxílio para esse público.

Em conversas com muitos empresários, proprietários de micro ou pequenas empresas, ou mesmo de organizações de médio porte, buscando justamente essa análise, observei que em muitos casos não há um domínio ou um conhecimento acerca de informações extremamente básicas dos seus respectivos negócios, deixando que a sobrevivência da empresa fique à mercê da sorte.

Exemplos de dados básicos desconhecidos são:

• Qual minha receita?
• Qual minha despesa?
• Qual o lucro? Ou prejuízo?

Para sanar essas e outras dúvidas extremamente comuns e para servir como um norteador para a jornada desses empreendedores, esse site tem como objetivo apresentar etapas de uma boa gestão financeira nos negócios.

Vale ressaltar que não existe um modelo único, bem como não basta possuir um roteiro em mãos para que o sucesso empresarial seja alcançado, mas, adotando e aplicando pequenas mudanças, empreendedores que não possuem ferramentas e controle conseguirão lançar novos olhares, mais precisos e assertivos, sobre suas demandas e oportunidades.

E não é complicado ter isso. Veja abaixo as fases do Joguinho de Gestão Financeira que criei e entenda as diversas formas de organização.

Após a organização dessas primeiras informações, inquietações naturais vão surgir e começa a ficar mais fácil saber o que são as receitas e as despesas e, consequentemente, o primeiro resultado esperado.

Minhas Receitas menos as Despesas estão positivas ou negativas? Posso começar o processo inicial de tentar responder algumas perguntas:

• Qual é o valor total a receber dos clientes?
• Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
• Qual é o montante em atraso?
• Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
• Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

A ideia desse site é mostrar para o empresário uma espécie de despertar para uma cultura que leve a uma contínua organização financeira.

Os lucros ou prejuízos são encontrados quando se faz diferença RECEITA – DESPESAS = LUCRO ou PREJUÍZO. Ambos são saldos do resultado da empresa. O lucro ocorre quando a receita é maior que a despesa, e o prejuízo ocorre quando a despesa é maior que a receita.

É a partir desse resultado que se tomam decisões mais acertadas para definir o futuro da empresa.

Após a primeira parte, em que deixamos claras as diferenças entre pessoa física e jurídica, vamos mostrar o melhor perfil para a pessoa que deseja empreender.

Muitas vezes o empresário está tão preocupado em vender que descuida do controle de suas finanças. Para irmos contra essa estatística, criamos o “perfil do empresário”, para que este saiba que existem várias formas de controle, das simples às mais complexas.

Ele pode iniciar no Perfil Básico, para quem nunca operou com controle e acha que é complicado fazê-lo, por conta da burocracia.

Nesse perfil, de uma forma simples, ele pode ter um controle inicial que muitos empresários não têm. Se ao final do Perfil Básico o empresário achar interessante e se sentir à vontade, pode passar para o Perfil Intermediário, que requer um pouco mais de disposição e, logicamente, irá dar mais informações para a tomada de decisão. Mais à frente, temos o Perfil Avançado, ideal para quem realmente se identificou com gestão financeira e quer ter todas as informações para tomadas de decisões mais assertivas.

Esses três perfis correspondem a três etapas, que podemos dizer que fazem parte do início do acompanhamento financeiro, visto que a gestão financeira é um universo muito amplo, que compreende muitas possibilidades a serem estudadas. Nosso intuito neste joguinho é aproximar seus usuários do mundo da gestão financeira em caráter introdutório, mostrando que o tema não é nenhum bicho de sete cabeças.

No primeiro momento, é importante sair da zona de conforto. Faça planos, sonhe, projetos de vida e procure acompanhá-los com programações e prazos. Gestão financeira equilibrada é uma questão de escolha.

Uma coisa é certa: para um bom controle financeiro, as informações precisam fazer sentido para você, você tem que estar feliz. Empresário é aquele que toma decisões e sofre ou agradece as consequências de cada escolha.

Na próxima etapa, iremos detalhar mais cada um desses perfis.

Perfil Básico: nesse perfil, temos duas formas de organizar as finanças, o controle manual ou planilha do Excel simples, que o empresário abre mão por achar que são complicados. Nossa ideia com esse site é exatamente informar que não se trata uma tarefa difícil, basta escolher a forma mais apropriada de proceder.

Para iniciar sua gestão financeira de forma manual, você só basta ter um pouco de disciplina, uma caneta e algumas das opções abaixo:

• Folha de papel;
• Caderno;
• Agenda diária;
• Livro Caixa comprado em livrarias;
• Folha impressa (feita em Excel, como em livro caixa).

Com uma caneta e uma das opções acima, basta você iniciar a anotar todas as suas despesas e receitas diariamente. Em seguida, faça a soma das despesas e das receitas e veja qual será o resultado da equação, sempre calculando receitas menos despesas. Se o resultado for positivo, você teve lucro; se for negativo, prejuízo.

A partir desse resultado, você toma a primeira decisão. Se tiver tido lucro e quiser ainda mais detalhes, como exemplo, verifique quais despesas anotadas chamaram mais atenção e veja como reduzi-las ou até cancelá-las, dependendo do caso. Se estiver no prejuízo, é pouco provável que esteja feliz com isso, reverta esse quadro, mudanças mais delicadas deverão ser feitas.

O mais importante na operação deste perfil é passar a anotar todas as suas despesas e receitas.

Dica: Veja o vídeo na Etapa 6.1 – Perfil básico com mais detalhes.

Muitas pessoas já têm a rotina de fazer essas anotações ou o costume de pedir o comprovante das compras. Quem tem familiaridade com o Excel pode utilizar essa ferramenta para colocar as informações de receitas e despesas, já que as planilhas podem ser programadas para gerar automaticamente cálculos de soma referentes aos dados.

Veja os modelos que tem pronto na parte de Planilhas Modelo de Controles Simplificados.

Dica: Veja o vídeo na Etapa 6.1 – Perfil básico com mais detalhes.

Perfil intermediário: a diferença do perfil básico para o perfil intermediário é que saímos da situação de possibilidade de controle em papel, passando ainda por controle em planilhas bem simples, passando para planilhas com mais informações, bem como alguns sistemas mais simples e com custos mais acessíveis. 

Vamos ver um exemplo em planilhas do Excel:

Veja que em planilhas de Excel há maior organização, sendo bem claras quais são as receitas e despesas.

(A observação aqui é no tocante a terminologia RECEITA ou FATURAMENTO)

Com a adaptação dos modelos de planilhas simplificadas, podemos começar a adotar o modelo de planilhas com um nível mais avançado de conhecimento, que seria as planilhas que têm orçamentos vinculados.

Veja os modelos que tem pronto na parte de Planilhas modelo de Controles com Orçamentos.

Dica: Veja o vídeo na Etapa 6.2 – Perfil intermediário com mais detalhes.

Quando o empresário sabe da importância da organização financeira e tem como investir nisso, podemos adotar os chamados sistemas on-line, que, no mercado, tem uns com custos entre R$ 100,00 a R$ 200,00. Esses sistemas podem ser encontrados na web e também em formato de aplicativo. Um exemplo que uso hoje com alguns clientes é o Conta Azul. Esse tipo de sistema já facilita mais a visualização dos números e sua interpretação. 

No perfil básico, diferente do intermediário, não há tantos dados para tomada de decisão, mas é preciso ter uma rotina de controle. O empresário precisa, inclusive, entender o sentido desse controle, que vai muito além do cumprimento de qualquer burocracia. E ele, o empresário, é o centro desse controle, pois tem noção ampla daquilo que se passa em sua empresa.

Vamos discutir um exemplo prático, tirado de uma planilha do Excel.

Digamos que no decorrer do mês você anotou as receitas e despesas abaixo:

Qual seria o melhor exemplo acima? Logicamente o Exemplo 01, em que sobrou mais dinheiro no final do mês. A importância das anotações está aí: se você não tivesse fazendo, não teria como saber se está no lucro ou no prejuízo.

E saindo de planilhas para um exemplo tirado do Sistema Conta Azul. 

Vamos pegar esse exemplo:

Fonte: https://contaazul.com/funcionalidades/controle-financeiro/

Veja que estão fornecidas várias informações em uma única tela, como saldo das contas, fluxo de caixa diário, valor a receber, bem como o valor a pagar. 

Fonte: https://contaazul.com/funcionalidades/dre-demonstrativo-resultado-exercicio/

Veja que, nesse relatório, já podemos ver as contas organizadas mês a mês, facilitando tomadas de decisão mais certeiras. Aliás, quanto mais tempo e tecnologia disponíveis, mais precisas serão as tomadas de decisão.

Dica: Veja o vídeo na Etapa 6.2 – Perfil intermediário com mais detalhes.

No perfil avançado, saem de cena anotações em planilhas, sistemas mais simples, e não existe, digamos mais nada manual, tudo será feito em sistemas, automatizando mais o processo e tornando as informações mais precisas e seguras para operação do seu negócio.

Esse Sistema Personalizado tem um investimento mais alto financeiramente, mas também fornece mais informações, sendo normalmente personalizado para a sua atividade, entendendo como funciona sua rotina de uma maneira mais profissional.

Se depois de passar pelos perfis básico, intermediário e avançado, você tiver se apaixonado por gestão financeira e se aprofundar, existem muitas outras possibilidades, como os investimentos. 

Depois da explicação acima dos perfis de empresários, na próxima etapa vamos tentar explicar qual o benefício que teremos se fizemos os perfis como informado acima.

Dica: Veja o vídeo na Etapa 6.3 – Perfil avançado com mais detalhes.

Pronto, chegamos numa etapa, que poucos chegam, etapa da Organização, onde temos certeza das informações, e partir dele, iremos conseguir ter informações corretas para uma melhor tomada de decisão. 

E agora podemos partir para os resultados das informações que foram gerados a partir da organização.

Dica: O vídeo dessa Etapa 7 – Resultados Esperados está junto com o Vídeo da Etapa 7.1. para ficar mais claro o entendimento.

A etapa 7: é a mais básica possível e com ele dá para saber se sua empresa está, por exemplo, tendo lucro ou prejuízo, de uma maneira mais precisa. 

E dessa informação que poucos tem, posso tomar decisões, das mais variadas possíveis.

Como exemplo: se o Lucro é muito, o que fazer com ele? Investir em aplicações? Fazer uma reforma? Reinvestimentos? Distribuir lucros para os sócios? 

Conseguimos fazer gráficos comparativos de todos os meses do ano, comparando um ano com o outro, um mês de um ano com o outro, sabendo se houve crescimento ou redução.

Se teve prejuízo, qual decisão tomar? Qual despesas cortar? 

Enfim, com informações corretas, tudo é mais simples.

Depois sabermos se temos lucro ou prejuízo. Conseguimos ir mais além, e analisar outros relatórios, como exemplo:

• Contas a pagar: quem são meus fornecedores que pago mais? Qual é o prazo médio de pagamento de cada fornecedor?
• Contas a receber: Qual o prazo médio de recebimento? Minhas receitas são mais a crédito, débito ou à vista?
• Fluxo de Caixa: conseguimos saber se teremos dinheiro no caixa para honrar todas as despesas até o final de um período pré-determinado.

Ufa!!!

Se realmente você topar ir para essa etapa, já se considere quase um expert em finanças, ou pelo menos um empresário diferenciado do mercado. 

Finalizando segue aqui os dois principais relatórios que acho mais importantes.

DRE – Demonstração dos Resultado dos Exercício

Nesse demonstrativo, é possível analisamos todo o ano mês a mês, fazendo todos os tipos de comparações. E tomando várias decisões. 

Orçamento Anual

Depois que passamos a ter todas as informações mais detalhadas, conseguimos fazer uma média de nossas receitas e despesas e fazemos uma projeção para o ano em cima das informações. Com ele já podemos saber se teremos lucro ou prejuízo e fazer projeções para o ano corrente ou para os anos seguintes. 

Ou você pode fazer também o controle do orçado versus realizado, que seria uma mistura do orçamento anual versus o que efetivamente está sendo recebido e pago, podendo rapidamente ver se foram pagas despesas maiores do que foram orçadas.